Déclaration relative à la protection des données pour les candidats

("Bankeaz | Déclaration relative à la protection des données pour les candidats") (Version: 1.0, Date: 01.07.2024)

Déclaration relative à la protection des données pour les candidats

Dans la déclaration suivante relative à la protection des données, nous vous informons, conformément aux articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »), de la collecte, l'utilisation et le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de votre candidature à un poste/une fonction au sein d'une entreprise du groupe Arcadia (ci-après dénommé « Arcadia »), étant donné que Bankeaz, le produit numérique du groupe Arcadia, fait partie intégrante du groupe Arcadia, les adresses e-mail de contact mentionnées dans la présente déclaration seront sous le domaine bankeaz.com, c'est-à-dire contact@bankeaz.com.

Contrôleur

Le responsable du traitement de vos données personnelles pour l'évaluation de votre candidature est la société du groupe Arcadia à laquelle vous postulez pour un poste/une fonction spécifique (voir la description du poste).

Si votre candidature est retenue et si nous décidons de donner suite, nous traiterons vos données personnelles afin de vous proposer un contrat et de créer par la suite un compte employé qui vous permettra également d'accéder à vos données et de les gérer.

Si votre candidature est rejetée, Arcadia AG (Zurich, Suisse) sera le responsable du traitement de vos données (après la période de conservation de 6 mois) et si vous donnez votre consentement à ce traitement, comme expliqué plus en détail ci-dessous.

Si vous avez des questions concernant la présente déclaration de protection des données ou vos données personnelles, ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits tels que décrits dans cette déclaration ou dans les lois applicables en matière de protection des données, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données d'Arcadia à l'adresse dpo@bankeaz.com.

Finalités du traitement et bases juridiques

Afin d'évaluer votre candidature, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base juridique de l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, car cela est nécessaire pour prendre des mesures préalables à la décision d'établir une relation de travail.

Si votre candidature est rejetée, nous conserverons vos données personnelles pendant une période de 6 mois conformément à l'article 6, paragraphe (1) f) du RGPD, à savoir notre intérêt légitime à respecter les obligations légales découlant des obligations locales applicables en matière de travail ainsi que de la législation régissant le traitement équitable et égalitaire.

Au terme des six mois mentionnés, si vous donnez votre consentement à Arcadia AG conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD, Arcadia AG conservera et traitera vos données à caractère personnel afin de vous contacter ultérieurement pour vous informer de tout poste vacant pour lequel nous pensons que vous pourriez être un candidat potentiel. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Veuillez consulter la section « Vos droits » ci-dessous.

Afin d'améliorer notre processus de recrutement, nous vous enverrons un e-mail contenant un questionnaire entièrement facultatif dans lequel vous pourrez donner votre avis de manière anonyme sur votre expérience.

Nous envoyons ces e-mails conformément à l'article 6, paragraphe (1) f) du RGPD afin de servir notre intérêt légitime à améliorer nos processus en fonction de l'expérience utilisateur.

Si votre lettre de motivation ou d'autres documents soumis, ou même tout profil sur un réseau social professionnel, contiennent des « catégories particulières de données » au sens de l'article 9, paragraphe 1, du RGPD (par exemple, une photo révélant l'origine ethnique, des informations sur un handicap grave, etc.), nous traiterons ces données conformément à l'article 9, paragraphe 2, points e) et h), du RGPD (en fonction du type de données partagées).

Cependant, nous tenons à souligner que nous souhaitons recruter les candidats uniquement sur la base de leurs qualifications et demandons donc à tous les candidats de s'abstenir de divulguer ce type d'informations.

Enfin, en tant qu'institution financière, Arcadia doit vérifier le casier judiciaire des candidats à certains postes avant de signer le contrat de travail. Les données à caractère personnel figurant dans les casiers judiciaires soumis seront traitées par Arcadia conformément à l'article (1) c) du RGPD et à l'article 10 du RGPD, à savoir pour se conformer aux obligations légales découlant de la législation locale applicable en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, le cas échéant, ou de toute autre législation pertinente (par exemple, le droit du travail).

« Catégories particulières de données à caractère personnel » (Royaume-Uni (RU) et pays de l'Espace économique européen (EEE)) ou « Données à caractère personnel sensibles » dans d'autres pays

Parmi le large éventail d'informations pouvant constituer des données à caractère personnel, les informations présentant les caractéristiques suivantes sont considérées comme des « catégories particulières de données à caractère personnel » au Royaume-Uni et dans l'EEE et font donc l'objet d'un niveau de protection plus élevé :

• santé physique ou mentale
• origine raciale ou ethnique ;
• opinions politiques ;
• appartenance syndicale ;
• convictions religieuses ou philosophiques ;
• sexualité ou vie sexuelle ; et
• données génétiques et biométriques.

En dehors du Royaume-Uni et de l'EEE, outre les « catégories particulières de données » mentionnées ci-dessus, d'autres types de données personnelles sensibles peuvent inclure :

• statut social ;
• antécédents judiciaires ;
• appartenance à une association professionnelle ou commerciale ;
• numéros de sécurité sociale ;
• informations bancaires ; et
• données financières.

Données personnelles que nous traitons

• Les données personnelles que vous nous fournissez

Vous pouvez nous fournir des données personnelles vous concernant en remplissant des formulaires en ligne, en communiquant avec nous par téléphone, par e-mail, en personne ou par tout autre moyen, ou par l'intermédiaire d'une agence de recrutement ou d'un autre tiers.

• Les Données personnelles que nous recueillons auprès de vous

Aux fins et conformément aux dispositions légales susmentionnées, Arcadia traite les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

• prénom et nom ;
• adresse e-mail personnelle ;
• adresse postale ;
• numéro de téléphone personnel ;
• date de naissance ;
• sexe ;
• situation familiale ;
• coordonnées/profil LinkedIn ;
• lettre(s) de motivation ;
• expérience professionnelle ;
• curriculum vitae (CV) ;
• copies de votre passeport, permis de conduire et documents similaires ;
• parcours scolaire (y compris les copies des diplômes, certificats ou attestations pertinents, si nécessaire), formation et expérience professionnelle ;
• détails sur votre emploi actuel et vos emplois précédents ;
• statut d'immigration et permis de travail ;
• langues parlées et niveau de maîtrise ;
• résultats des tests psychométriques ;
• informations nécessaires à la préparation du contrat de travail ;
• votre image ou un enregistrement de vous ;
• références ;
• casier judiciaire ;
• notes et enregistrements d'entretiens ;
• informations sur la diversité (telles que des informations sur votre race ou votre origine ethnique) ;
• informations sur votre santé, telles que tout handicap que vous pourriez avoir ; et
• toute autre information fournie lors d'un entretien ou d'un test organisé ou dans les documents soumis, telles que les informations contenues dans votre CV.

Comme mentionné ci-dessus, nous pouvons traiter les données que vous avez rendues publiques sur des réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn. Nous utilisons ces informations uniquement pour évaluer votre candidature et sur la base juridique de l'article 6, paragraphe (1) b) du RGPD, car elles sont nécessaires pour prendre des mesures préalables à la décision d'établir une relation de travail.

Les Données personnelles fournies par des tiers

Nous collectons la plupart des données personnelles décrites dans la section « Transmission des données et destinataires » directement auprès de vous.

Cependant, nous pouvons également collecter des données personnelles vous concernant auprès de tiers, notamment :

• les employés actuels d'Arcadia qui vous recommandent ou vous proposent pour des postes chez nous ;
• les autorités gouvernementales (telles que les autorités fiscales locales) ;
• les personnes que vous avez désignées pour nous fournir des références ;
• lorsque la loi l'autorise, des prestataires tiers chargés de vérifier les antécédents, des agences d'évaluation du crédit, des agences de prévention de la fraude, des agences de vérification des sanctions et des condamnations pénales ; et
• lorsque la loi l'autorise, d'autres sources accessibles au public, telles que les réseaux sociaux (tels que LinkedIn, Instagram et Twitter/X).

Les Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions

Lorsque la loi l'exige et le permet, nous collectons et conservons également des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions. Dans les cas où nous devons identifier une base légale pour un tel traitement, celui-ci est effectué, en fonction des lois locales, avec votre consentement, afin de nous conformer à nos obligations légales ou sur la base de nos intérêts légitimes (pour nous assurer que nous embauchons des candidats appropriés). Ces données ne sont traitées que lorsque cela est nécessaire aux fins suivantes :

• se conformer à une exigence réglementaire ou aider d'autres personnes à s'y conformer, ce qui implique qu'Arcadia prenne des mesures pour déterminer si vous avez commis un acte illégal ou si vous avez été impliqué dans une malhonnêteté, une faute professionnelle ou tout autre comportement gravement inapproprié ;
• prévenir ou détecter des actes illégaux (y compris la fraude) ;
• toute procédure judiciaire (y compris les procédures judiciaires potentielles) ;
• obtenir des conseils juridiques ; ou
• établir, exercer ou défendre des droits légaux.

Transmission des données et destinataires

Lorsque le traitement des données à caractère personnel est effectué pour le compte d'Arcadia, nous concluons un contrat distinct avec le sous-traitant. Ce contrat garantit le respect du RGPD et définit des garanties suffisantes pour la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, qui assurent la protection de vos droits.

1. Bénéficiaires du groupe Arcadia

Afin de faciliter le processus de candidature, les données nécessaires à cette fin sont transmises à l'équipe Arcadia People et à l'équipe spécifique auprès de laquelle vous avez postulé.

Étant donné que nous sommes un établissement financier, vos données personnelles peuvent également être partagées avec nos équipes chargées de la réglementation.

Si vous avez postulé à un poste en Suisse chez Arcadia AG, vos données personnelles, une fois que nous aurons décidé de vous faire une offre, seront également partagées avec le comité d'entreprise.

Conseils de ces entités conformément à la législation applicable.

2. Destinataires externes

Dans le cadre du processus de recrutement, nous faisons appel à des prestataires externes avec lesquels nous avons conclu des accords distincts conformément au RGPD, comme mentionné ci-dessus.

À des fins de recrutement, nous pouvons faire appel aux prestataires suivants :

Fournisseur | Adresse | Activités de traitement effectuées pour le compte d'Arcadia

Alphabet « Google » | | Gestion et stockage de toutes les données relatives aux candidatures

Hostinger.com | | Fournisseur Interface utilisateur et application, toutes les données seront transmises via leur plateforme à Jotform et Google.

Jotform.com | | Formulaire de candidature en ligne

Transferts de données à caractère personnel vers l'étranger

Dans la mesure où Arcadia transmet des données à des entités situées en dehors de l'UE/EEE et afin de garantir un niveau de protection des données équivalent à celui prévu par le RGPD lors des transferts internationaux de données à caractère personnel, Arcadia a mis en place un ou plusieurs des mécanismes de transfert suivants, en plus des garanties prévues dans l'évaluation de l'impact du transfert international de données sur le transfert de données concerné, le cas échéant :

• Une décision de la Commission européenne établissant que le pays tiers assure un niveau de protection adéquat, conformément à l'article 45, paragraphe 1, du RGPD - les décisions d'adéquation existantes peuvent être consultées ici. Cela inclut la certification dans le cadre du programme de protection des données élaboré par le ministère américain du Commerce et la Commission européenne - les entités auto-certifiées peuvent être consultées ici ;
• Des règles d'entreprise contraignantes (« BCR ») approuvées conformément à l'article 47 du RGPD, en vertu de l'article 46, paragraphe 2, point b), du RGPD ;
• Clauses types de protection des données pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers (« SCC »), telles qu'adoptées par la Commission européenne, conformément à l'article 46, paragraphe 2, point c), du RGPD - la version la plus récente des SCC est disponible ici.

Vous pouvez obtenir une copie détaillée du mécanisme de transfert et plus d'informations à ce sujet en envoyant une demande comme indiqué dans la section « Vos droits » ci-dessous.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit de révoquer votre consentement conformément à l'article 7, paragraphe 3, du RGPD. Jusqu'à la date de la révocation, le traitement des données reste légalement correct. Il est précisé que, dans certains cas, la collecte et le stockage des données, indépendamment du consentement, peuvent être exigés par la législation applicable. Dans ce cas, nous cesserons tout traitement et toute utilisation ultérieurs de vos données à caractère personnel et les supprimerons ou les limiterons, dans la mesure où nous ne sommes pas tenus, en vertu des dispositions légales, de continuer à les traiter ou, en particulier, de les stocker ;
• Droit d'accès conformément à l'article 15 du RGPD, ce qui signifie que vous pouvez demander à tout moment des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel par Arcadia et sur le traitement particulier des données à caractère personnel, ainsi qu'une copie des informations traitées. En aucun cas, ce droit ne couvre l'accès à des documents ou l'obtention de copies de ces documents. Nous soulignons également que le droit d'accès ne peut porter atteinte aux droits et libertés d'autrui ;
• Droit de rectification conformément à l'article 16 du RGPD, ce qui signifie que vous pouvez demander la rectification de vos données lorsqu'elles sont incomplètes ou inexactes ;
• Droit à l'effacement conformément à l'article 17 du RGPD, ce qui signifie que vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel lorsqu'elles ne sont plus nécessaires à Arcadia aux fins pour lesquelles elles ont été initialement collectées, ou lorsque vous estimez qu'elles ont été utilisées de manière illicite. Arcadia peut rejeter votre demande si les données sont nécessaires pour se conformer à une obligation légale, pour des raisons d'intérêt public ou pour des actions en justice ;
• Droit à la limitation du traitement conformément à l'article 18 du RGPD, ce qui signifie que vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque cela est légalement autorisé et, en particulier, (i) lorsque vous contestez l'exactitude de vos données, (ii) lorsque vous demandez la limitation de vos données parce que vous estimez que le traitement est illicite, ou (iii) lorsque les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, mais qu'Arcadia en a besoin pour des actions en justice ;
• Droit d'opposition au traitement conformément à l'article 21 du RGPD ;
• Droit à la portabilité des données conformément à l'article 20 du RGPD, ce qui signifie que vous pouvez demander à Arcadia de vous fournir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre vos données à un autre responsable du traitement lorsque le traitement des données est fondé sur le consentement ou sur un contrat et que le traitement est effectué par des moyens automatisés.

Arcadia souligne par la présente que, en cas de doute quant à votre identité lors du dépôt d'une demande, des documents supplémentaires peuvent vous être demandés afin de vérifier votre identité avant de répondre à cette demande, car nous ne souhaitons pas divulguer de données personnelles à des personnes non autorisées.

Veuillez adresser toutes vos demandes d'informations, questions ou révocations concernant le traitement des données par e-mail à dataproctection@bankeaz.com. Nonobstant les dispositions ci-dessus, vous avez le droit, en vertu de l'article 77 du RGPD, de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle si vous estimez que le traitement de vos données est illégal.

Arcadia a nommé un délégué à la protection des données, qui peut être contacté à l'adresse dpo@bankeaz.com.

Périodes de conservation

Si votre candidature est rejetée, nous anonymisons/supprimons toutes les données personnelles après une période de 6 mois, sauf si vous donnez votre consentement pour une conservation plus longue, comme mentionné dans la section « Finalités du traitement et bases juridiques » ci-dessus. Nous vous demandons votre consentement dans le cadre du processus de candidature afin de pouvoir vous contacter pour de futurs postes susceptibles de vous intéresser. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment par écrit.

Si fourni, une fois le certificat de casier judiciaire vérifié, les données seront supprimées et l'original sera restitué.

Réclamations

Veuillez adresser toute réclamation concernant la manière dont Arcadia traite vos données personnelles à notre délégué à la protection des données dpo@bankeaz.com.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale chargée de la protection des données :

• Vous trouverez ici une liste des autorités chargées de la protection des données dans l'Union européenne.
• Vous trouverez ici les coordonnées de l'autorité chargée de la protection des données au Royaume-Uni.

Modifications

Cette déclaration peut être modifiée à tout moment par Arcadia. Vous trouverez toujours la dernière version de cette déclaration sur notre site web.

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